Образец приемо сдаточной накладной

Подготовка дел кадровой службы к передаче на хранение в архив, составление описей дел, уничтожение дел, сроки хранения которых истекли, - вот немалая часть той трудоемкой работы, которую регулярно приходится делать кадровику и которая так важна для обеих сторон трудовых отношений - как в настоящем, так и в будущем. Как же поступать с делами, срок хранения которых истек? Казалось бы, чего проще - уничтожить документ по истечении срока хранения: порвал, выкинул -и дело с концом. Сделать так, конечно, может любой, но будут ли эти действия законными? Да потому что каждый документ несет определенную информацию о ком-либо или о чем-либо и подлежит хранению в установленном порядке. Соответственно, и уничтожение должно быть санкционированным. Вот тут как раз и возникает множество вопросов: все ли документы по истечении срока подлежат уничтожению? С какого времени считать срок хранения? Достаточно ли одного акта на уничтожение документов на всю организацию или необходимо делать несколько по каждому подразделению? Есть и другие вопросы по поводу уничтожения документов, сроки хранения которых уже истекли. Вы затрудняетесь самостоятельно проводить такие мероприятия? Тогда давайте вместе рассмотрим процедуру уничтожения дел с истекшими сроками хранения. Не так давно мы разбирались с вопросами подготовки дел кадровой службы к передаче на хранение в архив, а также с тем, как без ошибок составить опись дел по личному составу. Напомним, что в процессе делопроизводства в организации создаются дела с различными сроками хранения. В данной статье мы поговорим о документах, имеющих срок хранения до 10 лет включительно. Именно эти документы по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Ранее сроки хранения документов, образующихся в деятельности кадровых служб, устанавливались на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. С 1 октября 2010 г. Сроки хранения документов, образующихся в деятельности кадровых служб, устанавливаются на основании Перечня и закрепляются в номенклатуре дел организации. Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, срок хранения дел, законченных в 2010 г. Дела же включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2005 г. Я работаю инспектором отдела кадров уже несколько лет, но мне пока не доводилось иметь дело с архивными документами. Мой начальник в отпуске, а объяснить больше некому. Подскажите, пожалуйста, что такое срок хранения документа «до минования надобности»? Срок хранения «до минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией. Но согласно Перечню он не может быть менее одного года. Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли, происходит в несколько этапов. Рассмотрим эти этапы по порядку. ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ с ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ К УНИЧТОЖЕНИЮ Документы, имеющие сроки хранения до 10 лет включительно см. Окончание Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению - это результат экспертизы ценности документов, которая проводится в структурных подразделениях организации по завершении календарного и соответственно делопроизводственного года. Как правило, это происходит в начале первой половине наступившего года. В ходе такой работы осуществляется подготовка документов к передаче на архивное хранение оформление дел, составление описей на дела, передаваемые на архивное хранение и соответственно выделение части документов к уничтожению. Мы планируем уничтожить документы, срок хранения которых уже истек. Директор поручил мне составить приказ о создании экспертной комиссии. Но я не понимаю, для чего она нужна, как ее формируют и как правильно составить приказ о ее создании? При создании в учреждении экспертной комиссии ЭК необходимо руководствоваться приказом Росархива от 19. В состав комиссии обычно включаются наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек. Кроме того, к работе экспертов можно привлечь архивариуса из окружного архива. Если весь отбор документов будет проходить в присутствии работника архива, то никаких неприятностей с уничтожением документов у организации в дальнейшем не. ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации. При необходимости если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива решения комиссии утверждаются после их согласования с соответствующим архивным учреждением. Члены ЭК помогают персоналу службы документационного обеспечения управления осуществлять деятельность, связанную с подготовкой дел к последующему хранению и уничтожению, определяют сроки хранения документов, если в Перечне срок имеет формулировку «до минования надобности», рассматривают акты о выделении дел к уничтожению. Приказ о создании экспертной комиссии - это приказ по основной деятельности приложение 1. СоветЗакрепите порядок выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству Ввыделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и собственно уничтожение этих документов осуществляются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива 06. Желательно, чтобы в организациях этот порядок был закреплен в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству. В целях гарантированного сохранения ценной документационной информации выделение документов к уничтожению проводится только после того, как подготовлены описи на дела постоянного и временных свыше 10 лет сроков хранения за тот же период времени, подлежащие архивному хранению. Выделение к уничтожению документов по личному составу проводится только после того, как упорядочены документы по личному составу с длительными сроками хранения свыше 10 летсо сроком 75 лет за соответствующий период времени и составлена соответствующая опись или описи. Например, если проведена обработка для передачи на архивное хранение документов по 2005 г. Документы за период с 2006 г. Уничтожаться могут только копийные и дублетные материалы. Так получилось, что у нас есть несколько испорченных документов, которые восстановлению не подлежат. Можно ли их уничтожить, и если да, то в каком порядке? Проблема в том, что срок их хранения еще не истек. Нередко бывает так, что документы, срок хранения которых еще не истек, необходимо уничтожить. Порядок «расправы» с такими документами приведен в различных нормативных актах. Так, про уничтожение испорченных бланков трудовой книжки и вкладышей в нее сказано в п. А об уничтожении бланков, применяемых при наличных расчетах, можно прочитать в п. Такие бланки подлежат уничтожению на основании акта об их списании. Словарь кадровика Копия документа от лат. Страховая копия документа — копия важного, ценного или уникального документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала. Резервная копия документа — запасная копия, употребляемая только в случае надобности. Шредер — прибор для уничтожения бумаг; шредирование — разрезание на мелкие части. Наша организация сейчас находится в процессе ликвидации. Что нам делать с имеющимися документами? Нужно ли их уничтожать? И если нужно, то как это сделать? Следует отметить, что при ликвидации организации документы, срок хранения которых к этому времени не истек, уничтожать. Они должны быть переданы в архив на договорной основе. При этом понадобится опись всех документов. Документы ликвидируемой организации, сроки хранения которых на момент ликвидации истекли, уничтожаются в общем порядке. При реорганизации организации документы передаются правопреемнику: они разбиваются по видам, нумеруются и подшиваются в специальные канцелярские папки или переплетаются в хронологическом порядке. На каждую папку составляется лист-заверитель, где указывается количество листов. При организации работы по выделению документов к уничтожению в акционерных обществах, необходимо учитывать положения Федерального закона от 26. Документы, подлежащие уничтожению, включаются в акт о выделении документов и дел к уничтожению, который составляется по установленной форме приложение 2. СОГЛАсОВАНИЕ АКТОВ О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ В организациях, передающих документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот же период архивным учреждением. Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем организации после согласования описей и актов экспертной комиссией организации. Акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел за тот же период времени. СОСТАВЛЕНИЕ АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ Акт о выделении документов к уничтожению, как правило, составляется один на документы всей организации, подлежащие уничтожению. Поскольку работа по отбору документов для передачи в архив организации и выделению документов с истекшими сроками хранения на уничтожение проводится в структурных подразделениях, акты по приведенной в приложении 2 форме составляются в каждом подразделении. После их передачи в службу делопроизводства там формируется общий акт о выделении документов организации на уничтожение. Можно сказать, что в структурных подразделениях готовятся предложения к акту о выделении документов к уничтожению, в связи с чем в акте, подготовленном подразделением, достаточно подписи руководителя. Отметки о согласовании акта с ЭК, а в случае передачи документов в государственный или муниципальный архив - с экспертно-провероч-ной комиссией ЭПК архивного учреждения, будут проставляться в общем акте, подготовленном службой делопроизводства на документы организации, выделенные к уничтожению всеми структурными подразделениями. В акте на уничтожение документов разделы, включающие документы одного структурного подразделения, отделяются с помощью заголовков, обозначающих названия структурных подразделений. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, - это перечень заголовков дел видов документовподлежащих уничтожению, с указанием их количества по каждому заголовку отдельно и в целом приложение 3. Так же как и описи на дела постоянного срока хранения и временных свыше 10 лет сроков хранения, акты составляются на основании номенклатуры дел в актах указывается индекс дела по номенклатуре дел и содержат информацию о сроках хранения документов с указанием номера статьи по перечню, на основании которого проводилась экспертиза ценности документов. По каждому заголовку отдельно указываются годы, за которые отобраны документы к уничтожению. Если в организации нет номенклатуры дел или ее не было в тот период, за который проводится экспертиза ценности, выделение документов к уничтожению проводится на основании анализа фактически сформированных в организации дел. Информация, включаемая в акт, о количестве уничтожаемых документов, их составе должна строго соответствовать реальному положению дел. Дела, включенные в утвержденный руководителем организации акт, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на утилизацию в организации, принимающие вторсырье в переработку. Сдача документов в переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указывается общее количество документов их вес. Накладная прикладывается к акту и хранится вместе с ним в деле организации. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле. Постановление ФКЦБ России от 16. До этого я работала в огромном холдинге, где у нас была и канцелярия, и архив. С обработкой документов, хранением и уничтожением проблем не. «Специально обученные» сотрудники помогали и отобрать дела на хранение или уничтожение, и оформить документы. Но на новом месте работы, как я уже успела убедиться, с документами обращаются недостаточно аккуратно. Ни о какой экспертизе ценности и речи не идет, «ненужные» бумаги просто рвут и выбрасывают. Но я понимаю, что так поступать ни в коем случае. Как мне убедить в этом руководство? Предусмотрена ли законом ответственность за нарушение порядка уничтожения документов? Документы должны храниться надлежащим образом и уничтожаться только в том порядке, который мы рассмотрели в настоящей статье. С одной стороны, ст. В соответствии со ст. Данные органы проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования использования организациями документов в делопроизводстве. Административная ответственность в данном случае предусмотрена ст. Уплата штрафа не освобождает от обязанности устранить нарушение При совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. При этом следует учитывать, что уплата штрафа не освобождает от обязанности устранить нарушение. Указанные штрафы не налагаются только в том случае, если будут представлены доказательства, что документы утеряны вследствие наступления форс-мажорных ситуаций кража, пожар, затопление. Такими доказательствами могут быть, например, справка из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов с их описью, акт пожарного инспектора и т. Однако следует иметь в виду: если документы сгорели, а в помещении, где они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают. Подписка на статьи Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Подписаться Рассылка Продукты и услуги партнеров Популярные статьи События и мероприятия Акции и подарки Кадровые новости Новости проектов по адресу эл. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Это займет всего 55 секунд, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам. Всего один шаг - и документ Ваш! Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет всего 57 секунд. После неё Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.